Datová schránka ano či ne?

Datová schránka je elektronická obdoba vaší normální poštovní schránky. Je to místo, kam vám je doručována korespondence, ale na rozdíl od normální schránky je elektronická. Je povinná pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro ostatní subjekty včetně fyzických osob podnikajících tj. OSVČ je dobrovolná.

Proč ji tedy vlastně mít?

Datovou schránku si představte jako klasickou e-mailovou schránku. Zásadní rozdíl ovšem spočívá v tom, že z pohledu úřadů je majitel datové schránky ověřenou osobou. Díky tomu lze skrz datovku posílat dokumenty, které musí ostatní stvrdit vlastnoručním podpisem, poslat poštou nebo osobně donést na úřad. V praxi jde například o přehledy o příjmech a výdajích pro okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny nebo nejrůznější lejstra pro finanční úřad. Pomocí datovky lze tedy se státem komunikovat prakticky odkudkoli, klidně i ze zahraničí.

Ale pozor! Opačně už to ale neplatí – úřady vás musí kontaktovat výhradně prostřednictvím datové schránky. Pravidlo se vztahuje na státní správu, policii nebo soudy. Další instituce, například zdravotní pojišťovny, datovku pro komunikaci s klienty využívat nemusí.

Proč ji nemít?

Mínusy u datových schránek jsou to, že dokument, který přijde, se do deseti dní automaticky považuje za doručený. Nezáleží, jestli jste se během této doby do schránky přihlásili a zprávu skutečně přečetli. Můžete tak prošvihnout lhůtu pro odvolání nebo dlužit za pokutu, o které nevíte. Kdo nechce důležitou zprávu zmeškat, může si nastavit notifikační e-maily nebo SMS zprávy. Zaslání e-mailu s upozorněním na příchozí zprávu je zdarma, SMSka přijde na tři koruny.

Další nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv – v datovce zůstanou uložené maximálně devadesát dní. Přijaté dokumenty je proto potřeba zálohovat do počítače, nebo si pořídit placenou službu datový trezor.

Daně a datová schránka

Uživatelé datových stránek mají vedle výhod i povinnosti. Platí to hlavně u daňového přiznání a dalších dokumentů pro finanční úřady (přihlášení k registraci, změna registračních údajů) musí podání pro Finanční správu probíhat výhradně skrz datovou schránku. V opačném případě hrozí pokuta až dva tisíce korun, výjimečně dokonce padesát tisíc korun.

Jak ji zřídit?

Nejjednodušší variantou je osobní návštěva Czech POINTu – kontaktního místa veřejné správy. Pobočky Czech POINTu najdete na vybraných poštách a městských úřadech. Žádost je potřeba opatřit úředně ověřeným podpisem – ověření se vyřizuje právě na Czech POINTu. Vedle vyplněné žádosti si s sebou vezměte také občanský průkaz, případně pas.

Vzor žádosti pro FO podnikající je k dispozici zde.

Jak používat datovou schránku

Datové schránky mají své webové přístupové rozhraní. To umožňuje provádět veškeré akce spojené s používáním datové schránky – čtení příchozích zpráv, kontrolu stavu odeslaných zpráv, export zpráv a doručenek, nastavování parametrů účtu atd.

V případě, že máte na starosti více datových schránek, například osobní a firemní, nebo máte ve schránce větší provoz, může být zajímavé přístup z webového rozhraní nahradit specializovanou aplikací, jako je třeba Multischránka. Ta se chová podobně jako emailový klient, ale obsahuje funkcionalitu specifickou pro datové schránky. Tento druh aplikací často obsahuje i přídavné funkce, které mohou při práci s více zprávami a schránkami pomoci. Nabízí například zapamatování hesla ke schránce, hromadný export zpráv nebo dlouhodobou archivaci zpráv.

Pokud jste často na cestách a chcete mít stálý přístup k datové schránce, můžete také využít některou z nabídky aplikací pro chytré mobilní telefony, třeba aplikaci Datovka. Umožňují snadné procházení a čtení přijatých zpráv, ale i jejich odesílání.

Bezpečnost datové schránky

Pokud odešlete dokument z vaší datové schránky, je to českou legislativou považováno za ekvivalent zaslání zprávy opatřené vaším elektronickým podpisem a přeneseně tedy i vaším vlastnoručním podpisem. Je proto důležité, abyste své přístupové údaje k datové schránce náležitě chránili před zneužitím.

Datové schránky nabízejí nejen přihlašování pomocí uživatelského jména a hesla, ale umožňují jej doplnit ještě o autentizaci elektronickým certifikátem vydaným u některé ze státem uznávaných certifikačních autorit nebo autentizaci jednorázovým kódem. V případě autentizace jednorázovým kódem musíte pro úspěšné přihlášení zadat nejen heslo, ale i jednorázový číselný kód. Ten si buď sami vygenerujete na mobilním telefonu ve specializované aplikaci, nebo vám bude zaslán prostřednictvím SMS.

V obou případech vás tato rozšířená autentizace chrání před zneužitím odcizených přihlašovacích údajů, protože jednou použité jednorázové heslo se stává neplatným a není možné z něj odvodit, jaké další heslo bude následovat.

Další témata týkající se legislativy, mezd, daňové evidence či účetnictví najdete v programu Účetní kroky podnikatele, který vám vřele doporučuje 5 z 5 OSVČ :).

Více o programu najdete zde:

Zdroj: CZ.nic, Wikipedia